Schvaľovanie účtovných dokladov

Schvaľovanie účtovných dokladov

Schvaľovaním účtovných dokladov sa rozumie schvaľovanie objednávok, bločkov, došlých a vyšlých faktúr aledo dobropisov, interných dokladov, či akýchkoľvek iných dokladov, ktoré môžu a nemusia mať v ERP evidovaný rovnaký typ dokladu. 

Po vytvorení requestu (ako je znázornené na animácii vyššie) sa request odošle na schválenie.  Na základe dát z dokladu ako je napríklad typ dokladu, stredisko, čiastka a podobne sa na pozadí systému spustí preddefinovaný workflow. Workflow obsahuje informácie na základe ktorých sa odošlú notifikácie schvaľovateľom. Mailová notifikácia obsahuje základne informácie týkajuce sa daného requestu tak, aby bol schvaľovateľ "v obraze" ihneď po otvorení emailu. Následne každý schvaľovateľ, ktorý je  zaradený do daného workflow, môže request schválit, zamietnuť alebo vrátiť žiadateľovi. Pri zamietnutí alebo vrátení requestu, musí schvaľovateľ napísať dôvod takého to rozhodnutia. Káždé schválanie, vrátenie alebo zamietnutie requestu vygeneruje notifikáciu ako na žiadateľa tak aj na niektorých schvaľovateľov. Každý uzivateľ, ktorý je zainteresovaný do daného requestu ma vždy aktuálne informácie a môže podľa toho vykonať dalšie procesné kroky. 

Po schválení requestu sa request presunie do archívu. Archív je prístupný všetkým používateľom podľa nastavenia príslušných práv. V archíve je možné vyhľadávať dáta podľa ľubovoľného kritéria v rámci daného prehľadu. Odpadá tak nutnosť pristupovať do ERP systému a obsadzovať drahé licencie resp. sa obracať na interné oddelenia.

Po schvávení requestu sa request môže odoslať do ERP systému, kde sa následne spracuje. Odoslanie requestu závisí od nastavenia typu requestu. Do ERP systému sa môžu prenášať aj detailné informácie týkajuce sa samotného procesu schvaľovania. Tieto informácie je následne možné zobraziť v ERP systéme alebo tlačiť na vybrané reporty. Po spracovaní učtovného dokladu v ERP systéme je možné spätne synchronizovať stav dokladu (napr. o zaúčtovaní, úhrade, ...) do Request Management Portalu. Tieto možnosti sú závislé od komunikačného rozhrania ERP systému.

Aktuálne napojené systémy

V prípade akýchkoľvek otázok nás prosím kontaktujte prostredníctvom online kontaktného formulára. Našou snahou je Vám čo najrýchlejšie poskytnúť maximum informácii o naších službách.