Schvaľovanie dokumentov

Schvaľovanie dokumentov

chvaľovaním dokumentov sa rozumie schvaľovanie a evidencia zmlúv, dodatkov, dohôd, smerníc a podobne. Na základe dát z dokumentu ako je napríklad typ dokumentu, stredisko, čiastka a podobne sa na pozadí systému spúšťa preddefinovaný workflow. Po schválení dokumentu sa automaticky vytvára archív dokumentov

Po vytvorení dokumentového requestu (ako je znázornené na animácii vyššie) sa request odošle na schválenie.  Na základe dát z dokumentu ako je napríklad typ dokumentu, stredisko, čiastka a podobne sa na pozadí systému spustí preddefinovaný workflow. Workflow obsahuje informácie na základe ktorých sa odošlú notifikácie schvaľovateľom. Mailová notifikácia obsahuje základne informácie týkajuce sa daného requestu tak, aby bol schvaľovateľ "v obraze" ihneď po otvorení emailu. Následne každý schvaľovateľ, ktorý je  zaradený do daného workflow, môže request schválit, zamietnuť alebo vrátiť žiadateľovi. Pri zamietnutí alebo vrátení requestu, musí schvaľovateľ napísať dôvod takého to rozhodnutia.
Káždé schválanie, vrátenie alebo zamietnutie requestu vygeneruje notifikáciu ako na žiadateľa tak aj na niektorých schvaľovateľov. Každý uzivateľ, ktorý je zainteresovaný do daného requestu ma vždy aktuálne informácie a môže podľa toho vykonať dalšie procesné kroky. 

Dokumentové requesty je možné medzi sebou prepájať a vytvárať tak súvislosti. To umožňuje užívateľovi jednoduhšie prehľadávanie dokumentového archívu.

Po schválení dokumentového requestu sa request presunie do archívu. Archív je prístupný všetkým používateľom podľa nastavenia príslušných práv. V archíve je možné vyhľadávať dáta podľa ľubovoľného kritéria v rámci daného prehľadu. Odpadá tak nutnosť manuálne prehladávať fyzický archív a obracať sa na príslušné oddelenie.
V prípade akýchkoľvek otázok nás prosím kontaktujte prostredníctvom online kontaktného formulára. Našou snahou je Vám čo najrýchlejšie poskytnúť maximum informácii o naších službách.

BLOG

Ako zadať dokumentový request Zmluva

Ako schváliť dokumentový request Dodatok k zmluve

Ako vrátiť dokumentový request Zmluva

Ako prehľadávať dokumentový archív